Inbox-ul, ucigasul productivitatii? 6 reguli de organizare care iti vor face munca mai eficienta




Sambata, 30 Ianuarie 2016 0 comentarii 722 vizualizari

 

Email-ul este unul dintre cele mai importante instrumente de lucru, totusi, in ultimii ani numarul mesajelor pe care le receptionam a crescut semnificativ, iar in prezent abia reusim sa mai facem fata avalansei de corespondenta. Cifra care arata numarul mesajelor necitite creste continuu si, de cele mai multe ori, ne dicteaza intreg parcursul zilei.


Exista mai multe abordari si reguli de baza cand vine vorba de administrarea email-ului. Incearca sa pui in practica tot mai multe dintre ele si vei vedea ca vei reusi sa faci fata cu succes provocarilor din Inbox.

 

1. PASTREAZA INBOX-UL GOL

 

Asa cum se intampla cu vasele care se strang in chiuiveta, si email-ul tau devine tot mai dezordonat daca nu il golesti la timp si iti va da prea multa bataie de cap daca va deveni prea plin. Sentimentul de stres si supraincarcare vine de multe ori din Inbox. Cu cat se strang acolo mai multe mesaje, cu atat te vei gandi la cat de multe lucruri ai de facut si iti va veni greu nu doar sa prioritizezi, dar si sa actionezi. Cand ti s-a intamplat ultima data sa iti scape ceva important ca urmare a unui mesaj nevazut la timp, bine ascuns printre alte email-uri.

 

2. MINIMIZEAZA SURSELE

 

Adresa ta de email este posibil sa ajunga pe multe liste de distributie (grupuri care doar te informeaza, site-uri de profil, notificari din alte retele, dar mai ales multe mesaje din surse complet straine). Actioneaza asupra lor in doua directii: dezaboneaza-te instant de la orice sursa de corespondenta nedorita si asigura-te ca cele pe care le pastrezi nu ajung direct in Inbox-ul tau, ci intr-un folder dedicat. Este important ca genul acesta de mesaje sa nu isi distraga atentia si sa contribuie la neidentificarea mesajelor care conteaza, asa cum se intampla frecvent.

 

3. INCHIDE APLICATIA

 

Dezactiveaza notificarile si verifica emailurile doar in anumite momente ale zilei. Altfel, daca lucrezi cu email-ul deschis, vei putea foarte usor sa fii intrerupt si fiecare email, chiar si cele care pot astepta si nu prezinta o importanta deosebita, iti vor distrage atentia si iti vor ocupa din tipul de lucru. Daca te intrerupi pentru fiecare email pe care il primesti, atunci este clar de ce nu reusesti sa iti faci treaba. Orice intrerupere nu doar ca te va tine pe loc, dar va genera o intarziere pentru o alta activitate, care ar fi putut fi deja terminata.

 

4. SORTEAZA MESAJELE

 

Chiar ai nevoie ca toate mesajele tale sa intre direct in Inbox? Gandeste-te la acele persoane sau proiecte pentru care este important sa fii in CC, dar pentru care nu conteaza daca citesti mesajele cu frecventa ridicata. Incearca sa stabilesti o serie de reguli pentru mesajele care ajung in casuta ta de email, astfel incat unele dintre ele sa sara Inbox-ul si sa aterizeze direct in folderele predestinate. O mare parte din organizarea emailurilor se rezuma la filtrele pe care le-ai stabilit. Unor anumite proiecte le poti adauga coduri de culori, astfel incat sa le distingi mai usor, sau iti poti incuraja echipa sa folositi o serie de cuvinte cheie in subiectul mesajului. Incearca sa faci in asa fel incat filtrele sa te ajute, nu sa te incurce. De exemplu, filtrarea mesajelor dupa destinatar (mai ales daca lucrezi in cadrum mai multor proiecte cu acea persoana) este posibil sa nu fie o metoda de organizare tocmai eficienta.

 

5. ARHIVEAZA STRUCTURAT

 

Ce faci cu toate email-urile pe care le-ai primit? Sa le pastrezi in Inbox nu este o optiune. Foloseste Inbox-ul ca spatiu de sosire/primire a corespondentei, dar nu de stationare. Asa cum la aeroport avionul trebuie sa paraseasca pista de aterizare cat mai repede pentru a face loc noilor avioane pregatite sa aterizeze, dupa acelasi principiu ar trebui sa functioneze si Inbox-ul tau. Cum ai terminat de procesat mesajul, daca intr-adevar mai ai nevoie de el, atunci asigura-te ca acesta ajunge intr-un folder specific, in functie de proiectele sau tipurile de activitati la care lucrezi. Cu cat dezvolti o structura mai bine pusa la punct, cu atat vei avea o casuta de email mai bine organizata, usor de pastrat sub control.

 

Întreg articolul poate fi citit accesând sursa.

Vezi toate stirile>>

Nu sunt comentarii. Fii primul care comenteaza acest articol!
Pentru a putea comenta va rugam sa intrati in contul dumneavoastra. In cazul in care nu aveti un cont, va puteti inregistra aici, nu dureaza mai mult de un minut.

Locuri de munca

Ultimele oferte de munca
Honeywell Romania
BUCURESTI
full-time / 1 - 5 ani experienta
Actualizat la: 24.03.2017
Baker Tilly Klitou & Partners ...
BUCURESTI
full-time / 1 - 5 ani experienta
Actualizat la: 16.03.2017
MindOFF
BUCURESTI, Ilfov
full-time / > 5 ani experienta
Actualizat la: 17.02.2017
Wolters Kluwer Romania
Cluj Napoca
full-time / 0 - 1 an experienta
Actualizat la: 20.03.2017
DK Global Recruitment
BUCURESTI
full-time / 0 - 1 an experienta
Actualizat la: 22.03.2017

Cele mai recente evaluari pachet beneficii

Ultimele informatii pachet beneficii
Teleperformance Romania
  • Asigurari servicii medicale
  • Program flexibil de lucru
Customer Care ...
Preh Romania
  • Asigurari servicii medicale
  • Program flexibil de lucru
SW Developer
Honeywell Romania
  • Asigurari servicii medicale
  • Program flexibil de lucru
Business ...
RCS&RDS
  • Asigurari servicii medicale
  • Prima de sarbatori
Tehnician ...
Microsoft Romania
  • Cafea sau sucuri oferite ...
  • Asigurari servicii medicale
Engineer

Cele mai recente comentarii

Ultimele comentarii si evaluari despre firmele din Romania

Karpaten Turism SRL


dico

Buna ziua,Imi poate da cineva detalii despre postul de Agent de turism la Karpaten? Cam care sunt ...

Veo Worldwide Services (VEO Finances)


dico

Buna,Imi poate da cineva detalii despre postul de Asistent Administrativ in cadrul companiei Veo? ...

WIM Bosman


Maria98

Dupa ce am sustinut 2 interviuri in aceeasi zi, in cadrul primului interviu, mi s-a spus ca sunt ...

Teleperformance Romania


Grimm

Pe proiectul pe care sunt eu, pana acum totul mi se pare ok. Volumul de munca e rezonabil, stresul ...

Tezaur Investment Group


Crissu

Buna ziua. Am fost la interviu si am fost acceptata. Am si eu o intrebare. Eu sunt studenta iar ...
calculator Salarii

Cele mai recente informatii despre salarii

Ultimele informatii despre salarii
Accounts Receivable
Accenture Romania
2000 RON
Financial Analyst
Raiffeisen Bank
2000 RON
Contract Administrator
Hewlett Packard Enterprise
2500 RON
QA Analyst
Yardi Romania
2500 RON
Programator
SoftVision
5000 RON

Cele mai recente evaluari

Ultimele evaluari firme

Cele mai recente stiri

Noutati din domeniul resurselor umane

Serviciul Român de Informații participă la Angajatori de TOP>>

O săptămână până la HR Summit Cluj-Napoca, punctul de întâlnire al specialiştilor HR din Transilvania!>>

Vineri și sâmbătă, la Angajatori de TOP: 30 de workshopuri și conferințe. 100 de companii. 5000 de joburi>>

Foarte mulți dintre cei care caută un job tind să creadă că interviurile sunt de fapt cam la fel. Cei care citesc aceste rânduri vor spune că nu este așa, deși nu își dau seama, dacă interviul este centrat pe întrebări care sunt în acord cu specificul filosofiei și culturii organizației respective sau dacă are drept obiect comportamentul candidatului[...]
“Cât de optimiști sunt românii în privința locului de muncă și a situației economice a țării, în anul 2017?”. Pornind de la această temă, am reușit să determinăm câțiva indicatori privind opinia respondenților despre situația de la propriul job, modul în care își vor petrece concediul în acest an și direcția spre care se va îndrepta România din punct de vedere economic[...]

VEZI MAI MULTE STIRI >>

Ne poti urmari si pe TwitterTwitter, Google+Google Plus sau FacebookFacebook
Toate firmele Despre proiect Cum functioneaza? Termeni si conditii de utilizare Publicitate Contact

www.undelucram.ro 2011-2017