Inbox-ul, ucigasul productivitatii? 6 reguli de organizare care iti vor face munca mai eficienta




Sambata, 30 Ianuarie 2016 0 comentarii 690 vizualizari

 

Email-ul este unul dintre cele mai importante instrumente de lucru, totusi, in ultimii ani numarul mesajelor pe care le receptionam a crescut semnificativ, iar in prezent abia reusim sa mai facem fata avalansei de corespondenta. Cifra care arata numarul mesajelor necitite creste continuu si, de cele mai multe ori, ne dicteaza intreg parcursul zilei.


Exista mai multe abordari si reguli de baza cand vine vorba de administrarea email-ului. Incearca sa pui in practica tot mai multe dintre ele si vei vedea ca vei reusi sa faci fata cu succes provocarilor din Inbox.

 

1. PASTREAZA INBOX-UL GOL

 

Asa cum se intampla cu vasele care se strang in chiuiveta, si email-ul tau devine tot mai dezordonat daca nu il golesti la timp si iti va da prea multa bataie de cap daca va deveni prea plin. Sentimentul de stres si supraincarcare vine de multe ori din Inbox. Cu cat se strang acolo mai multe mesaje, cu atat te vei gandi la cat de multe lucruri ai de facut si iti va veni greu nu doar sa prioritizezi, dar si sa actionezi. Cand ti s-a intamplat ultima data sa iti scape ceva important ca urmare a unui mesaj nevazut la timp, bine ascuns printre alte email-uri.

 

2. MINIMIZEAZA SURSELE

 

Adresa ta de email este posibil sa ajunga pe multe liste de distributie (grupuri care doar te informeaza, site-uri de profil, notificari din alte retele, dar mai ales multe mesaje din surse complet straine). Actioneaza asupra lor in doua directii: dezaboneaza-te instant de la orice sursa de corespondenta nedorita si asigura-te ca cele pe care le pastrezi nu ajung direct in Inbox-ul tau, ci intr-un folder dedicat. Este important ca genul acesta de mesaje sa nu isi distraga atentia si sa contribuie la neidentificarea mesajelor care conteaza, asa cum se intampla frecvent.

 

3. INCHIDE APLICATIA

 

Dezactiveaza notificarile si verifica emailurile doar in anumite momente ale zilei. Altfel, daca lucrezi cu email-ul deschis, vei putea foarte usor sa fii intrerupt si fiecare email, chiar si cele care pot astepta si nu prezinta o importanta deosebita, iti vor distrage atentia si iti vor ocupa din tipul de lucru. Daca te intrerupi pentru fiecare email pe care il primesti, atunci este clar de ce nu reusesti sa iti faci treaba. Orice intrerupere nu doar ca te va tine pe loc, dar va genera o intarziere pentru o alta activitate, care ar fi putut fi deja terminata.

 

4. SORTEAZA MESAJELE

 

Chiar ai nevoie ca toate mesajele tale sa intre direct in Inbox? Gandeste-te la acele persoane sau proiecte pentru care este important sa fii in CC, dar pentru care nu conteaza daca citesti mesajele cu frecventa ridicata. Incearca sa stabilesti o serie de reguli pentru mesajele care ajung in casuta ta de email, astfel incat unele dintre ele sa sara Inbox-ul si sa aterizeze direct in folderele predestinate. O mare parte din organizarea emailurilor se rezuma la filtrele pe care le-ai stabilit. Unor anumite proiecte le poti adauga coduri de culori, astfel incat sa le distingi mai usor, sau iti poti incuraja echipa sa folositi o serie de cuvinte cheie in subiectul mesajului. Incearca sa faci in asa fel incat filtrele sa te ajute, nu sa te incurce. De exemplu, filtrarea mesajelor dupa destinatar (mai ales daca lucrezi in cadrum mai multor proiecte cu acea persoana) este posibil sa nu fie o metoda de organizare tocmai eficienta.

 

5. ARHIVEAZA STRUCTURAT

 

Ce faci cu toate email-urile pe care le-ai primit? Sa le pastrezi in Inbox nu este o optiune. Foloseste Inbox-ul ca spatiu de sosire/primire a corespondentei, dar nu de stationare. Asa cum la aeroport avionul trebuie sa paraseasca pista de aterizare cat mai repede pentru a face loc noilor avioane pregatite sa aterizeze, dupa acelasi principiu ar trebui sa functioneze si Inbox-ul tau. Cum ai terminat de procesat mesajul, daca intr-adevar mai ai nevoie de el, atunci asigura-te ca acesta ajunge intr-un folder specific, in functie de proiectele sau tipurile de activitati la care lucrezi. Cu cat dezvolti o structura mai bine pusa la punct, cu atat vei avea o casuta de email mai bine organizata, usor de pastrat sub control.

 

Întreg articolul poate fi citit accesând sursa.

Vezi toate stirile>>

Nu sunt comentarii. Fii primul care comenteaza acest articol!
Pentru a putea comenta va rugam sa intrati in contul dumneavoastra. In cazul in care nu aveti un cont, va puteti inregistra aici, nu dureaza mai mult de un minut.

Locuri de munca

Ultimele oferte de munca
Vauban
BUCURESTI
full-time / 1 - 5 ani experienta
Actualizat la: 20.01.2017
UPA Solutions
BUCURESTI
full-time / 1 - 5 ani experienta
Actualizat la: 18.01.2017
ISG Romania
BUCURESTI
full-time / > 5 ani experienta
Actualizat la: 06.01.2017
EEU Software
BUCURESTI
full-time / 1 - 5 ani experienta
Actualizat la: 12.01.2017
Hipo.ro
Cluj Napoca
practice / Student/Absolvent
Actualizat la: 13.01.2017

Cele mai recente evaluari pachet beneficii

Ultimele informatii pachet beneficii
Provident Financial Romania
  • Telefon de serviciu
  • Concediu medical
Fraud manager
Hewlett Packard Enterprise
  • Telefon de serviciu
  • Abonament la sala de fitness ...
Analyst
WNS Global Services
  • Tichete cadou
  • Teambuildinguri / evenimente ...
Customer Care ...
Ericsson Romania
  • Program flexibil de lucru
  • Traininguri / formari ...
Intern
Gameloft Romania
  • Abonament la sala de fitness ...
  • Pachet gradinita copii
Testing Engineer

Cele mai recente comentarii

Ultimele comentarii si evaluari despre firmele din Romania

Tip Top Food Industry


chipicao

Sint niste neseriosi,eu am fost in timp de 2 ori la interviu la ei si m-au pus pe drumuri.Mi-au zis ...

Alfa Metal Machinery Group


JaneDoe

Am avut si eu prilejul sa particip la un interviu aici. Comentariile mele se vor referi strict la ...

Exelectro Engineering SA


MarianaL

Acum mai multi ani erau o companie de proiectare pe parte electrica destul de slaba. Am avut ...

Berlin-Chemie A. Menarini


AnnA91

Se poate si alte păreri?Am fost la 2 interviuri la ei

Reinvent Consulting


AlexandraAlexa

Reinvent Consulting a ajuns sa fie a doua mea familie. Ma bucur sa lucrez intr-un mediu cu oameni ...
calculator Salarii

Cele mai recente informatii despre salarii

Ultimele informatii despre salarii
Manager de produs
Rentrop&Straton
1600 RON
Systems Analyst
Vodafone Romania
5000 RON
Consilier clienti
Ilex Com
1000 RON
Senior Analyst
Bombardier Transportation
3500 RON
Business analyst
Evalueserve SRL
2000 RON

Cele mai recente stiri

Noutati din domeniul resurselor umane

Ce obiceiuri au oamenii cu salarii mari. Legatura stransa intre ce faci zi de zi si remuneratia ta lunara.>>

Câştigul salarial mediu în luna noiembrie 2016>>

Ce așteptări au angajatorii de la candidați în 2017?>>

HR Summit Cluj-Napoca se află pe agenda specialiștilor de resurse umane din zona Transilvaniei, reunind directori și manageri de HR, consultanți, traineri, coaches, reprezentanți media și ai mediului universitar, specialiști în Dreptul Muncii precum și din sitemul bancar și al sănătății[...]
Ella Björns, Senior Global Consultant pentru FranklinCovey Education, companie de talie globală care a lansat publicații celebre precum 7 Habits of Highly Effective People sau Leader in Me, participă între 14 și 15 martie 2017 în calitate de speaker la Conferința de Leadership Feminin The Woman[...]

VEZI MAI MULTE STIRI >>

Ne poti urmari si pe TwitterTwitter, Google+Google Plus sau FacebookFacebook
Toate firmele Despre proiect Cum functioneaza? Termeni si conditii de utilizare Publicitate Contact

www.undelucram.ro 2011-2017