Știai că productivitatea ta la locul de muncă scade cu până la 20% în timpul verii? De aceea, în acest articol, vei găsi mai multe sfaturi care te vor ajuta să devii mai productiv în ciuda vremii de afară, a colegilor de birou sau a programului de lucru. 

Există multe obiceiuri care îți scad productivitatea atunci când ești la birou. Unul dintre acestea este chiar ședința săptămânală. Statisticile arată că un angajat își petrece peste 31 de ore pe lună în ședințe și întâlniri. De asemenea, trebuie să iei în calcul și timpul petrecut pentru pregătirea pentru ședință, dar și perioada de după întâlnirile de afaceri în care îți este greu să revii la productivitatea maximă. 

Din fericire, există numeroase modalități prin care poți deveni mai productiv la birou și chiar să îți termini sarcinile zilnice mai rapid, fără a scădea din calitatea muncii. 

 

    1. Planifică fiecare task pentru a crește productivitatea

 

Atunci când ai toate sarcinile zilnice sau săptămânale planificate vei putea să fii mai productiv. De asemenea, te vei asigura că niciun task nu rămâne nerezolvat. Poți să încerci diferite programe de organizare precum Asana, unde îți poți trece sarcinile zilnice, le poți pune un deadline și le poți asigna altor colegi de echipă, dacă au și ei un cont. 

Dacă nu ești adeptul tehnologiei, cel mai bine utilizezi un carnețel și un pix. În fiecare zi, înainte de a te apuca de muncă, scrie pe foaie ce îți propui să realizezi, care sunt sarcinile mai solicitante și care sunt sarcinile care pot fi amânate. La finalul zilei, taie cu pixul sarcinile pe care le-ai îndeplinit și așa vei putea observa care este ritmul tău zilnic și care sunt lucrurile pe care ar fi mai bine să le delegi colegilor de echipă. 

 

     2. Aplică Matricea lui Eisenhower

 

Nu toate sarcinile sunt la fel de urgente sau de importante. De aceea, pentru a învăța cum să prioritizezi sarcinile urgente, este indicat să aplici matricea lui Eisenhower.

 

1. Sarcinile care sunt importante și urgente trebuie să fie rezolvate la începutul zilei. Acestea sunt cele mai solicitante și au nevoie de toată atenția ta. 

2. Sarcinile care sunt importante, dar care nu sunt urgente, pot fi amânate până la finalul zilei sau pe următoarea zi. 

3. Dacă ai un task care este urgent, dar nu este atât de important ar trebui să îl delegi unui coleg de echipă. Astfel, tu te poți concentra pe sarcinile importante. 

4. Ceea ce nu este nici important și nici urgent poate fi amânat pentru o altă zi sau poate fi șters de pe listă dacă nu mai este de actualitate. 

 

 

     3. Împarte proiectele mari în sarcini specifice

 

Procrastinarea la birou este o problemă reală și este cauzată de proiectele complexe, care sperie și cel mai productiv angajat. Atunci când nu ai sarcini specifice, vei pierde mai mult timp gândindu-te cum ar trebui să le împarți. 

Ia fiecare proiect în parte și creează sarcini concrete pentru fiecare zi. Nu trebuie să faci totul singur, mai ales dacă nu intră în atribuțiile tale. Cel mai bine este să delegi sarcini din proiect și către alte departamente responsabile. Astfel, veți putea să lucrați împreună și să încheiați proiectul cu succes. 

 

     4. Asigură-te că ai mereu un plan B

 

Nu poți să faci totul perfect. De aceea, trebuie să ai pregătite soluții pentru orice situație. Un plan B te poate scoate din încurcătură. De exemplu, lasă-ți sarcinile administrative pentru momentele în care nu ai lucruri urgente pe ordinea de zi sau aștepți răspuns de la colegi sau manageri. Acestea sunt zilele  perfecte să îți organizezi sarcinile pe ziua următoare, să răspunzi la email-uri sau să faci un brainstorming cu echipa ta pentru următorul proiect. 

Dacă nu ai rezolvat un task așa cum trebuia, trebuie să ai un plan B prin care să soluționezi problema. Dacă pleci cu acest plan B de la început, nu va trebui să pierzi timp și să te gândești odată ce a apărut problema. 

 

    5. Fă activitate fizică înainte de a merge la birou

 

Deși poate părea contraintuitiv, activitatea fizică nu te obosește. Studiile arată că efortul fizic realizat înainte de o zi la birou îți crește productivitatea cu până la 15%. Deși se poate să fii obosit fizic, creierul tău are o putere de concentrare mai mare după efort fizic. 

Acum este momentul perfect să profiți de abonamentul la sală oferit în pachetul de beneficii de la birou! 

Concluzie

Productivitatea la birou este influențată de mulți factori, atât interni precum oboseala și stresul, cât și externi, cum ar fi colegii care te distrag. Este imposibil să elimini toți acești factori, însă poți începe prin a-ți face o planificare zilnică a sarcinilor. 

De asemenea, nu uita că productivitatea ține și de modul în care știi să îți manageriezi timpul. Învață să prioritizezi sarcinile urgente și importante, dar și să delegi task-urile care pot fi îndeplinite de alți colegi.