Scrisoarea de intenție este subestimată de către candidați, însă acesta poate avea un impact puternic în procesul de recrutare. Mulți recrutori încă pun accent pe această scrisoare, iar unele companii nu acceptă aplicațiile care nu au un cover letter inclus. 

În acest articol vei afla mai multe despre: 

   - Istoria scrisorii de intenție

   - Importanța scrisorii de intenție

   - Cum să redactezi o scrisoare de intenție

   - Greșelile pe care să le eviți când scrii o scrisoare de intenție

   - Cum să impresionezi recrutorii cu o scrisoare de intenție

 Scrisoarea de intenție - în trecut și în prezent

Spre deosebire de CV despre care se știe că a fost inventat de Leonardo Da Vinci, despre scrisoarea de intenție se cunosc mai puține date. De asemenea, acest instrument util în procesul de recrutare a apărut mult mai târziu, în 1930.

În a doua jumătate a secolului XX, Statele Unite făceau tranziția de la industrie la servicii, iar angajații acestui sector de activitate urmau să fie cunoscuți sub numele de „gulerele albe”.

Gulerele albe și scrisoarea de intenție

Istoria scrisorii de intenție este legată de apariția și dezvoltarea sectorului de servicii din economie. Muncitorii din industrie, care sunt producătorii direcți ai diverselor bunuri sau utilități nu se află în relație directă cu clienții. 

Formularea ”cover letter” apare pentru prima dată la 23 septembrie 1956, în New York Times, cu referire la poziția de Dutch Paint Boy, practic pentru angajarea ca ”paint industrial chemist”.

În 1958 termenul de cover letter apare simultan în 4 dintre cele mai importante ziare din Statele Unite: New York Times, Wall Street Journal, Chicago Tribune și LA Times. Era semnalul că aceasta formulare a „prins”.

Scrisoarea de intenție cunoaște o „dezvoltare” ieșită din comun începând cu 1965. 

Apare o adevărată industrie a cărților, care dau sfaturi despre cum se redactează o asemenea prezentare a propriilor abilități. Istoricii consideră cartea lui Erwin Vogel (1971) ”How to Write Your Job - Getting Resume and Cover Letter”, drept un punct de referință în istoria scrisorii de intenție (cartea se vinde și acum online). 

Anul 1990 este considerat de aceeași istorici „anul de glorie al isteriei numită cover letter”. Apar cărți după cărți, se trece apoi la website și la slide-uri vândute pe sute de dolari.

Scrisoarea de intenție în zilele noastre

Steve Hochstadt, șeful departamentului de istorie de la Bates College, este convins că scrisoarea de intenție reprezintă documentul cel mai important într-o aplicație pentru o poziție vacantă.

 „Scrisoarea îți oferă posibilitatea nu numai să-ți  descrii calificarea dobândită prin studii, dar și să demonstrezi abilitățile tale de scriitor”, afirma Hochstadt.

Scrisoarea de intenție este considerată arta și nu un lucru tehnic, așa cum putem afirma despre CV. Asta nu înseamnă ca ea nu se supune unor reguli și nu are o anumită structură bine definită:

- să nu depășească 2 pagini;

- să conțină 3-5 paragrafe;

- să explice de ce a fost scrisă (de ce a aplicat pentru acea poziție)

- să menționeze ce l-a atras la acea poziție;

- să descrie, pe scurt, studiile și experiența candidatului;

- să susțină prin argumente plauzibile, de ce el este cel mai potrivit pentru acea poziție.

Firesc acestea pot fi considerate reguli generale, dar nu universal aplicabile. Totuși, este bine să nu depășești 2 pagini pentru că riști pierderea atenției cititorului. 

De asemenea, trebuie să te concentrezi pe abilitățile care te pot ajuta să obții postul disponibil. 

În prezent sunt mai multe companii care cer o scrisoare de intenție la aplicare, dar acest două industrii se remarcă:

 - companii de Tech- care sunt interesate în mod special de abilitățile candidatului, pe care-l testează foarte serios;

 - agențiile de marketing și publicitate - unde scrisul este foarte important și fără talentul de a descrie ceva în mod sugestiv, nu te poți angaja.

În ultimii ani foarte multe dintre agențiile guvernamentale și societățile non-profit solicită candidatului să trimită o scrisoare de intenție, considerată ca un „deschizator de drumuri” pentru CV-ul tehnic. Acest lucru denota nu numai importanța scrisorii de intenție, dar și faptul ca se cauta talente potrivite pentru fiecare companie.

De ce să scrii o scrisoare de intenție 

Probabil că te întrebi la ce îți mai folosește o scrisoare de intenție în condițiile în care majoritatea aplicațiilor tale nici măcar nu sunt vizualizate.

 „De ce mi-aș mai pierde timpul și cu asta?” Ca răspuns la această întrebare, îți oferim șase motive care sa îți arate de ce acest document este încă relevant și chiar îți poate crește șansele de a ajunge la interviul de angajare.

 1. Ai șansa să folosești multe cuvinte-cheie. În prezent, din ce în ce mai des, recrutorii folosesc diverse programe care le permit să selecteze cei mai buni candidați cu ajutorul diverselor filtre și prin intermediul cuvintelor cheie pe care le consideră relevante pentru fiecare job în parte. Redactarea unei scrisori de intenție îți oferă șansa de a folosi cât mai multe astfel de cuvinte, care se regasesc în general în descrierea responsabilităților postului.  

 2. Poți oferi mai multe informații despre realizarile tale. În general, atunci când redactezi un CV menționezi câteva dintre cele mai importante reușite pe care le-ai avut la joburile sau proiectele în care ai fost implicat. Pe parcursul scrisorii de intenție poți vorbi mai mult despre cum ai ajuns la acele realizari.

3. Ai șansa să prezinți diverse povești personale și conexiuni care te pot ajuta să explici interesul tău pentru jobul sau compania pentru care vrei să lucrezi. Spre exemplu, lucrarea ta de licență sau de dizertație a avut ca subiect central chiar compania pe care o vizezi acum.

4. Poți arăta că deții abilități bune de comunicare în scris. Dacă pentru un anumit job una din cerințele necesare este să demonstrezi că ai abilități de comunicare în scris, ce poate să exemplifice mai bine acest lucru decât o scrisoare de intenție?

5. Demonstrezi că ești persoana potrivită. Arătând cum experiența ta anterioara și calitățile pe care le-ai vor ajuta compania la care vrei să te angajezi să crească îi va determina pe recrutori să te invite la un interviu.

6. Iti demonstrezi perseverența. La finalul scrisorii de intenție e bine să menționezi o perioadă de timp în care vei reveni către recrutor pentru a afla dacă ai fost selectat pentru interviu. Făcând asta vei demonstra recrutorului că ai inițiativă și că ești perseverent. 

Din păcate, o astfel de abordare nu este utilă în cazul aplicării prin intermediul site-urilor de profil, care nu îți oferă o adresă directă a recrutorului. Așa că arată că ești cu adevărat interesat în scrisoarea de intenție și depune un pic de efort pentru a identifica cine se ocupă de recrutare în cadrul companiei care a postat jobul pe care ți-l dorești. În acest caz, LinkedIn poate face minuni.

Și nu uita: fiecare pas pe care îl faci în plus față de restul candidaților pentru a obține jobul dorit îl poate ajuta pe recrutor să te remarce!

 Cum să formulezi scrisoarea de intenție

Un angajator primește zilnic sute de scrisori de intenție. De aceea, este foarte important ca aceasta să fie redactată în așa fel încât să iasă în evidență.

Mulți dintre candidați o tratează ca pe o formalitate și nu lucrează suficient la conținutul acesteia sau o privesc ca o obligație, rezultatul fiind un document superficial.

„Scrisoarea de intenție poate face diferența între doi candidați a căror pregătire și calificare sunt egale,” spune John O’Neil, asistent la catedra de educație cariere de la Universitatea Stanford.

Este indicat să eviți șabloanele. Sunt zeci de astfel de documente pe internet și majoritatea candidaților apelează la el. Astfel, nu vei reuși să te faci remarcat.

„E nevoie să te gândești la audiența ta. Cine te citește? Cum îi atragi atenția asupra ta, pentru a te extrage dintr-o mulțime de candidați,” spune Kristen Fitzpatrick, manager dezvoltare cariere și formare profesională la Harvard Business School.

Dovedește, prin conținut, abilitățile de comunicare și personalitatea ta. Convinge-l pe cititor că ești cu totul altceva și că oferi mai mult decât ceilalți 99% dintre candidați.

Nu relua CV-ul - scrisoarea de intenție trebuie să se concentreze pe organizația la care ai aplicat și pe caracteristicile postului oferit ție. Dacă un angajator care a citit deja CV-ul tău regăsește în scrisoarea de intenție lista job-urilor pe care le-ai avut, este o pierdere de timp.

Poți scrie despre proiectele la care ai participat, despre modul în care le-ai dus la bun sfârșit. Cel mai important este să-i comunici celui care citește că ai înțeles țintele organizației, că ai o serie de idei și că ai putea să contribui cu un plus de creativitate.

Nu fii declarativ - După redactarea scrisorii citește-o de mai multe ori pentru a elimina clișeele și părerile personale despre companie.

Dacă pornești : sunt o persoană muncitoare sau pot munci din greu nu faci decât să repeți ceea ce spun majoritatea candidaților. 

„Dovedește că ești  hard worker prin conținutul scrisorii,” adaugă John O’Neil.

Fă propriile cercetări - Informează-te din toate sursele posibile sau ieși cu un angajat al companiei la o cafea. Un candidat care dovedește că este la curent cu proiectele companiei, cu noile achiziții sau cu aparițiile în public ale unui reprezentant oficial al companiei este cu un pas în fața celorlalți.

Dacă nu dovedești că te-ai pregătit serios pentru scrisoarea de intenție apar îndoieli cu privire la capacitatea ta de a te pregăti pentru o întâlnire cu factorii de decizie din companie.

Concentrează-te pe ce poți oferi în plus - Kristen Fitzpatrick spune că foarte mulți dintre candidați vorbesc în scrisorile de intenție despre cât de mult apreciază ei compania la care vor să ocupe un post. „Știți câte scrisori primește Apple în care apare: Nu pot trăi fără iPhone? Fiți siguri că foarte multe.” 

Nicio companie nu face angajări pentru acte de binefacere. Ei vor să găsească omul potrivit pentru un anumit post. Prin scrisoarea de intenție poți dovedi că ești omul potrivit.

Cum să impresionezi recrutorii cu scrisoarea de intenție

Scrisoarea de intenție poate deveni arma ta secretă la angajare și poate face diferența atunci cand angajatorii au de selectat din sute de candidați.

Scrisoarea de intenție este mult mai importantă decât cred cei mai mulți dintre candidați, spun specialiștii HR. Dacă în CV se poate vedea experiența și pregătirea profesională, în scrisoare de intenție îți poți promova personalitatea.

1. Personalizează fiecare scrisoare de intenție. Cea mai mare greșeală pe care o fac candidații la joburi este să dea "copy-paste" unor formate standard de scrisoare de intenție și apoi să înlocuiască pentru fiecare job nou datele companiei. Trebuie să se vadă din primul rând al scrisorii că vorbești clar despre postul x în firma y.

2. Arată că ai atitudine. Studiile confirmă faptul că angajatorii sunt interesați mai ales de atitudinea candidatilor care participa la interviul de angajare și abia în al doilea rând de studiile sau experiența lor. De aceea, este important să exprimi cât mai puternic, din primele rânduri ale scrisorii, ce anume te distinge de restul candidaților.

3. Insistă pe avantajele pe care le are angajatorul dacă te recrutează. Este de asemenea important să-i arăți angajatorului din start care vor fi avantajele lui dacă te angajează. Recrutorii sunt oameni pragmatici și preferă să analizeze argumente de business decât fraze poetice sau retorice. Scoate în evidență tot ce poți aduce ca plus-valoare pentru firma respectivă.

4. Listeaza rezultatele profesionale pe care le-ai avut până acum. Spre deosebire de CV, în scrisoarea de intenție poți să-ți promovezi distinct acele rezultate profesionale cu care te mândrești. Important este să listezi aceste rezultate cât mai concret cu exemple simple și punctuale din trecutul tău profesional.

5. Răspunde cerințelor din anuntul de angajare. Ca să se vadă că ai tratat personalizat scrisoarea de intenție, poți să analizezi fiecare cerință importantă din anunțul de angajare și să arăți că te încadrezi profilului căutat. Imaginează-ți că anunțul de angajare este un caiet de sarcini, iar tu trebuie să acoperi fiecare cerință.

6. Fii creativ! Orice metodă de a ieși din mulțime este bună în această perioadă de criză, cu condiția să nu-i transmiți angajatorului senzația de aroganță sau extravaganță. Nu te teme să fii creativ în ceea ce privește forma și aspectul scrisorii de intenție. Subliniază lucrurile care te avantajează.

 Greșelile pe care să le eviți când redactezi scrisoarea de intenție

Înainte de a trimite o scrisoare de intenție asigură-te că nu ai comis una dintre aceste greșeli. 

1. Nu trimiți o scrisoare de intenție

Chiar dacă nu este solicitată o scrisoare de intenție, foarte mulți manageri vă „taxează” imediat pentru ca nu ai depus efortul de a o atașa atunci când ai aplicat pentru un job.

2. Nu citești cu atenție descrierea jobului

De multe ori găsești neclarități în descrierea job-ului pentru care aplici. Totuși, acest lucru nu scuză faptul ca nu citești cu atenție această descriere. Ea poate conține instrucțiuni și cerințe postate de angajator.

Unii manageri pot solicita să explici să descrii tipurile de experiență acumulată sau să răspunzi la anumite întrebări în scrisoarea de intenție. Aceste instrucțiuni nu sunt opționale, iar dacă nu le urmezi te pot depuncta în ochii unor hiring manageri.

3. Scrii greșit numele companiei în scrisoarea de intenție

Nu există hiring manager care să nu fi dat peste o asemenea greșeală. Aceasta greșeală este comună pentru că majoritatea candidaților nu verifică scrisoarea înainte de a o trimite. Este indicat să îi dai și unui apropiat să citească scrisoarea pentru a te ajuta să corectezi toate greșelile.

4.  Folosești același conținut pentru fiecare companie la care aplici

Dacă pentru fiecare companie scriem un CV, la fel trebuie să procedăm și în cazul scrisorii de intenție. De ce nu? Foarte simplu - riști să trimiți o scrisoare la o companie, dar ea este de fapt adresată altei companii.

Concentrează-te pe specificul job-ului și al companiei pentru a evita această greșeală.

5.  Faci un sumar al vieții tale

Modalitatea verificată de a impresiona pe cel care citește o scrisoare de intenție este aceea de a „povesti” despre pasiunea ta privind acel job și nu despre viața ta personală. Hiring managerul nu este interesat de rude, prieteni sau cum îți petreci timpul liber. 

Tot ceea ce vrei să adaugi în scrisoarea de intenție se va face sub o formă scurtă, fără expunerea sentimentelor personale. Cel mai bun exemplu: Ai aplicat pentru un post la Timișoara și tu locuiești în Buzău. 

6.  Scrisoarea de intenție are forma unui text compact

Înainte scrie textul scrisorii, pune-te în situația hiring managerului care vede într-o zi zeci, uneori sute de astfel de texte. Un text compact, care nu este fragmentat în paragrafe și nu contine idei concise, va fi dificil de citit și nu va rămâne în atenția celui care-l are în față.

Scrie propoziții și paragrafe scurte și scoate în evidență detaliile importante. Astfel, îi va fi mult mai ușor recrutorului să citească scrisoarea de intenție.

7. Tonul scrisorii este prea umil sau prea agresiv 

Nu termina cu o formulare de tipul: „Va sun săptămâna viitoare pentru a stabili data și ora la care pot să vin la un interviu...”. Acest ton agresiv îi va face pe recrutor să presupună că ești arogant.

Nu trebuie nici să cazi în cealaltă extremă și să fii prea umil. Nu îți dorești ca recrutorul să creadă că încerci să îl lingușești. 

Cel mai indicat este tonul simplu, direct: „Mi-ar face plăcere dacă aș putea (aș avea șansa) să discut cu dumneavoastră despre job-ul postat de companie.”

8. Nu răspunzi detaliat la întrebarea „De ce îmi doresc acest post”

Se întâmplă destul de des, în explicațiile pe care le dăm despre calificarea noastră (uneori cu prea multe detalii) și abilitățile pe care le avem, să uităm că hiring managerul care citește scrisoarea noastră de intenție, vrea să înțeleagă clar: „De ce îți dorești acel job?”

Acesta este primul și cel mai important lucru prin care să-i atragi atenția viitorului angajator.

Pentru a face din scrisoarea de intenție nu o simplă foaie de hârtie, trimisă că așa cere compania, ci elementul ce va face posibilă acceptarea ta în calitate de candidat serios, analizează fiecare propoziție scrisă și vezi dacă răspunde la întrebarea „De ce?”

Concluzie

Scrisoarea de intenție este un instrument de care trebuie să profiți în procesul de recrutare. Această scrisoare te poate ajuta să te faci remarcat în fața recrutorilor. De asemenea, este ocazia ta să povestești mai multe despre reușitele tale, dar și despre situațiile critice pe care ai reușit să le soluționezi. 

Acordă mai multă importanță și atenție scrisorii de intenție și evită completarea unui model predefinit de pe internet. Cu cât ești mai creativ, cu atât ai mai multe șanse să ieși în evidență.