Din 2 februarie 2025, orice firmă din România ai cărei angajați lucrează cu ChatGPT, Copilot sau Gemini are o obligație legală pe care puțini manageri o pot explica: să se ocupe de alfabetizarea în domeniul AI a oamenilor care folosesc aceste instrumente. Regula vine din articolul 4 al Regulamentului european privind inteligența artificială (AI Act) și nu se oprește la companiile care dezvoltă tehnologie. Le vizează și pe cele care doar o folosesc, adică aproape orice birou în care cineva cere unui asistent AI să scrie o ofertă sau să rezume un raport.

În vara lui 2026, textul a fost reformulat, iar legea românească ce ar trebui să stabilească cine controlează și ce sancțiuni se aplică nu a fost încă adoptată. Asta nu le dă firmelor motiv să aștepte. Pentru angajați, instruirea și regulile scrise despre AI devin parte din rutina de la birou. Pentru HR, miza e un set de documente care trebuie să existe înainte să le ceară cineva.

Ce cere articolul 4, după modificările din 2026

Prin Regulamentul (UE) 2026/1744, parte din pachetul „Digital Omnibus”, publicat în Jurnalul Oficial al UE pe 24 iulie 2026, formularea articolului 4 s-a schimbat. Inițial, firmele trebuiau să asigure, cât mai mult posibil, un nivel suficient de cunoștințe despre AI în rândul personalului. Acum trebuie să ia măsuri care să sprijine aceste cunoștințe. Juriștii descriu schimbarea ca pe o trecere de la o obligație de rezultat la una de mijloace: firma nu mai garantează un anumit nivel, dar rămâne obligată să își instruiască oamenii în folosirea legală și responsabilă a AI.

Regulamentul nu impune un format anume, un număr minim de ore sau o certificare. Nu cere nici ca toți angajații să ajungă la același nivel: un contabil care rezumă facturi cu Copilot și un agent de vânzări care scrie oferte cu ChatGPT au nevoie de lucruri diferite. Condiția care contează e alta: firma trebuie să poată arăta ce a făcut concret. Simpla citire a unor instrucțiuni scrise nu este considerată suficientă.

Cine verifică în România și de când

Ca regulă generală, AI Act se aplică în Uniunea Europeană din 2 august 2026. România nu are însă, nici acum, în noiembrie, legea națională care să numească autoritățile de control, procedura și regimul sancțiunilor. Printr-un memorandum adoptat pe 12 martie 2026, Guvernul a propus ANCOM ca autoritate de supraveghere a pieței și punct unic de contact, urmând ca alte instituții să preia domenii specifice, de exemplu sistemele cu risc ridicat din sectorul financiar.

ANCOM a transmis, într-un comunicat din 24 iulie 2026, că va putea verifica și sancționa nerespectarea regulamentului abia după intrarea în vigoare a actului normativ național, aflat încă în lucru. Lipsa acestei legi nu face însă regulamentul opțional, pentru că el se aplică direct în toate statele membre. Și există o lege care funcționează deja: când un angajat lipește date de clienți într-un chat public, incidentul intră în paralel sub GDPR.

Pentru angajați: ce se schimbă la biroul tău

Folosești AI la muncă? E posibil ca în lunile următoare să primești o politică internă despre ce ai voie să faci cu aceste instrumente și să fii chemat la o instruire. Nu e un test al competenței tale și nici un semn de neîncredere. E o obligație a angajatorului, iar faptul că există reguli clare te protejează și pe tine.

Câteva lucruri pe care le poți face de pe acum:

• Întreabă de regulile scrise: ce instrumente sunt aprobate, ce informații ai voie să introduci și cine verifică ce produce AI înainte să plece spre client.

• Nu pune date de clienți într-un chat public: mai ales de pe un cont personal. Aici GDPR se aplică deja, indiferent de stadiul legii românești.

• Verifică înainte să trimiți: un răspuns inventat de un asistent AI, ajuns la un client sau la șeful tău, devine problema ta, nu a programului.

• Păstrează dovada instruirii: iar dacă nu ai primit niciuna, întreabă. Cunoștințele despre folosirea responsabilă a AI sunt un plus real când cauți alte locuri de muncă.

Vrei să știi cum tratează alte firme subiectul înainte să aplici? Merită să citești recenzii angajatori scrise de oameni care lucrează deja acolo. Spun adesea mai mult decât anunțul despre cât de organizat e lucrul cu instrumentele digitale.

Pentru HR și angajatori: pașii care contează acum

Pentru majoritatea firmelor, conformarea nu cere un proiect uriaș, ci câțiva pași bine documentați. Tudor Dumitrescu, inginer software senior și fondatorul Academia Programatorilor, rezumă problema așa: „Cele mai multe probleme cu AI la birou nu sunt tehnice, ci de obicei: un document cu date de clienți lipit într-un chat public, un răspuns inventat trimis mai departe fără verificare, un mesaj fals luat drept real. Pentru majoritatea firmelor, articolul 4 nu înseamnă birocrație, ci câteva reguli clare și oameni care știu de ce există ele”.

• Inventarul instrumentelor: află ce aplicații folosesc oamenii, în ce departamente și pentru ce sarcini, inclusiv conturile personale folosite în interes de serviciu.

• O politică scurtă de utilizare: instrumente aprobate, tipuri de informații care nu au voie să ajungă în ele (date de clienți, date personale, documente confidențiale) și obligația de a verifica rezultatul.

• Instruire adaptată pe rol: vânzările, contabilitatea și recrutarea folosesc AI diferit, așa că au nevoie de exemple diferite. Nu ai nevoie de certificare sau de un număr fix de ore.

• O formă de evaluare: un test scurt sau un exercițiu practic arată că oamenii au înțeles regulile, ceea ce un document trimis spre lectură nu poate demonstra.

• Evidența: cine a fost instruit, când, pe ce conținut și cu ce rezultat la evaluare. Acesta e dosarul pe care îl vei prezenta când legea națională va intra în vigoare.

Leagă politica de AI de procedurile GDPR pe care le ai deja. Incidentele cele mai probabile, cum ar fi datele de clienți lipite într-un chat public, sunt sancționabile chiar acum pe zona de protecție a datelor, fără să mai aștepte legea de aplicare a AI Act.

Recrutarea cu AI: termenul de 2 decembrie 2027

AI Act încadrează sistemele folosite în recrutare și în gestionarea personalului în categoria cu risc ridicat. Pentru ele, obligații suplimentare se aplică de la 2 decembrie 2027. Vizate sunt, de exemplu, instrumentele care filtrează aplicațiile sau ajută la evaluarea candidaților.

Pentru HR, timpul rămas până la 2 decembrie 2027 este timp de inventar: ce funcții AI are deja platforma de recrutare, ce decizii influențează și cine le poate verifica. Echipa care face selecția e, oricum, printre primele care au nevoie de instruirea cerută de articolul 4.

Pentru candidați, întrebarea dacă angajatorul folosește AI în selecție e una legitimă la un interviu. Felul în care ți se răspunde spune ceva despre cât de transparent e procesul și despre cultura firmei.

AI Act nu le cere firmelor să își transforme angajații în programatori. Le cere ca oamenii care folosesc aceste instrumente să știe ce fac și ce nu au voie să facă, iar firma să poată dovedi asta. Pentru angajați, e un bun motiv să ceară reguli clare. Pentru HR, e o listă de verificare ieftină acum, care va conta mult mai mult în ziua în care ANCOM sau autoritatea desemnată va primi puterea de a sancționa.